ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

ОБ ОБЪЕДИНЕННОМ ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ КОМИТЕТА ПО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКЕ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

История Объединенного ведомственного архива (ОВА) Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга (Комитет) начинается с 1 сентября 1970 года. Он создан в соответствии с решением Исполкома Ленсовета от 01.06.1970 № 440 «О создании объединенных архивов главных управлений и управлений и отделов Ленгорсовета» и приказом по отделу социального обеспечения Исполкома Ленинградского городского Совета депутатов трудящихся от 28.07.1970 № 66 «Об организации объединенного ведомственного архива».

В своей работе ОВА руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга, а также Положением об Объединенном ведомственном архиве Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга, утвержденным распоряжением Комитета от 29.09.2010 № 176-р.

ОВА является структурным подразделением Санкт-Петербургского государственного бюджетного учреждения «Городской информационно-методический центр» (ГИМЦ).

В ОВА имеется 8 хранилищ, оснащенных оборудованием для размещения документов, системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими температурно-влажностный режим, а также противопожарным и охранным оборудованием, читальный зал для работы посетителей с документами, оборудованный необходимой оргтехникой.

Основная задача ОВА - прием, обеспечение сохранности, учет и использование документов Комитета и государственных учреждений (ГУ), находящихся в ведении Комитета и его предшественников.

На хранение в ОВА принимаются:

документы Комитета и ГИМЦ (постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет хранения и документы по личному составу);
документы ГУ по личному составу.

По состоянию на 01.01.2019 в ОВА сформировано 70 фондов (в том числе объединенных) с общим объемом 15030 единиц хранения.

Пополнение фондов ОВА продолжается в плановом порядке.

О порядке приема документов на хранение в Объединенный ведомственный архив Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга

В ОВА принимаются документы Комитета, ГИМЦ и ГУ, оформленные в строгом соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Правила), утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526:

после проведения экспертизы ценности документов Экспертной комиссией Комитета или ГУ с оформлением соответствующего протокола;
при полном оформлении документов в соответствии с установленными требованиями (переплет документов, нумерация листов, оформление обложки, внутренней описи, составление листа-заверителя);
по сдаточной описи и акту приема-передачи, оформленным в соответствии с Правилами.

о подтверждении стажа работы, в том числе во вредных и тяжелых условиях труда;
заработной плате за определенный период (в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» - за любые 60 месяцев работы подряд до 01.01.2002)
о предоставлении выписок из архивных документов и копий документов.

Запрос в форме заявление-анкеты о выдаче архивной справки (ссылка на форму бланка, см. ниже) может быть направлен через почтовые отправления или по электронной почте по E-mail ds@ksp.gov.spb.ru, а также при личном обращении в ОВА.

В запросе указывается фамилия, имя, отчество заявителя; число, месяц и год рождения; адрес места жительства, телефон; а также иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для результативного исполнения запроса (фамилия в запрашиваемый период работы; наименование организации, в которой гражданин работал в запрашиваемый период, должность, которую гражданин занимал в запрашиваемый период, наличие декретных отпусков в запрашиваемый период и др.).

Учитывая, что в практике работы по подготовке архивных справок имеют место случаи расхождения информации в документах, находящихся на хранении в ОВА, и документах граждан (ошибки в записях в трудовых книжках, неточности в написании фамилий и др.), к запросу по согласованию с гражданином могут быть приложены ксерокопии документов, подтверждающих указанную в запросе информацию (необходимые страницы паспорта, трудовой книжки, свидетельства о браке)

В случае обращения за оформлением архивной справки доверенных лиц заявителя, дополнительно представляются документы, подтверждающие их полномочия, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Прием граждан осуществляется по адресу: ул. Черняховского, д. 3, лит Б проезд до ст. метро «Обводный канал», «Лиговский проспект».

Время приема: вторник, четверг и пятница с 10.00 до 16.00, перерыв с 13.00 до 13.30.

Телефон для связи: +8 (812) 764 00 92, е-mail: ds@ksp.gov.spb.ru

В целях результативного поиска документов для подготовки архивной справки гражданин заполняет заявление-анкету («образец заявления-анкеты») и добровольно предоставляет копии (сканированные копии) следующих документов:

Паспорт (2-3 страница);

Документ, подтверждающий смену имени или фамилии;

Трудовая книжка (титульный лист и страницы, относящиеся к запрашиваемому периоду работы);

Свидетельство о рождении детей (если запрашиваемый период связан с рождением ребенка и нахождением в отпуске по уходу за ним).